Microsoft 365 & Office: welche Schulung passt

„Wir bräuchten mal eine Office-Schulung.“ Dieser Satz fällt in Münchner Büros ständig, und fast genauso oft landet danach die falsche Gruppe im falschen Kurs. Der Sachbearbeiter sitzt in einer Excel-Vertiefung und versteht Pivot-Tabellen trotzdem nicht, weil ihm die Grundlagen fehlen. Der Controller langweilt sich in „Excel Grundlagen“, obwohl er längst Power Query bräuchte. Und die IT wundert sich, warum Teams-Berechtigungen aus dem Ruder laufen, weil niemand die Admin-Seite von Microsoft 365 kennt. Das Problem ist selten der Kurs. Es ist die Zuordnung. Wer vorher klärt, welche Rolle jemand am Arbeitsplatz wirklich ausfüllt, trifft die Auswahl in fünf Minuten statt nach dem ersten enttäuschenden Schulungstag. Genau hier entscheidet sich, ob eine Microsoft 365 Schulung im Alltag wirkt: Sie setzt bei der konkreten Rolle an und erst danach beim Kurstitel.

Microsoft 365 ist mehr als Office

Viele denken bei Microsoft 365 an Word, Excel und PowerPoint. Das ist der sichtbare Teil, aber technisch steckt darunter eine ganze Cloud-Plattform. Dazu gehören Exchange Online für Mail und Kalender, SharePoint und OneDrive für Dateien, Teams für Kommunikation, sowie eine zentrale Verwaltung über Entra ID (früher Azure AD) mit Benutzern, Lizenzen und Sicherheitsrichtlinien. Für die tägliche Arbeit merkt das kaum jemand, und genau deshalb greift eine reine „Office-Schulung“ oft zu kurz.

Für die Kurswahl bedeutet das eine klare Trennung. Es gibt die Anwendungsseite, also das produktive Arbeiten mit den Programmen. Und es gibt die Plattformseite, also das Einrichten, Absichern und Verwalten der Umgebung. Beides braucht unterschiedliche Kurse, unterschiedliche Vorkenntnisse und meist auch unterschiedliche Personen. Wer diese zwei Welten von Anfang an auseinanderhält, verschwendet kein Budget für Schulungen, die an der eigentlichen Aufgabe vorbeigehen. Welche Rolle in welche Welt gehört, klären die nächsten Abschnitte.

Für Anwender: Word, Excel, Outlook, Teams

Die größte Gruppe im Unternehmen sind Anwenderinnen und Anwender. Sie schreiben Angebote, pflegen Listen, verwalten Mails und arbeiten in Projekten zusammen. Ihr Ziel ist nicht, Microsoft 365 zu verstehen, sondern schneller und sicherer damit zu arbeiten. Für diese Rolle passen praxisnahe Grundlagen- und Aufbaukurse zu den einzelnen Programmen.

Konkret heißt das: In Word geht es um Formatvorlagen, seriöse Layouts und Serienbriefe statt um mühsames Handformatieren. In Outlook stehen Regeln, Kategorien und ein aufgeräumter Kalender im Vordergrund. In Teams sind es Kanäle, Dateiablage und Besprechungen, damit Zusammenarbeit nicht im Chaos endet. Und Excel ist für die meisten der zentrale Baustein, hier lohnt sich fast immer ein solider Grundkurs mit Formeln, Bezügen, Sortieren, Filtern und einfachen Diagrammen.

Wenn du in München einen Excel Kurs suchst, ist die erste Frage nicht „Grund- oder Aufbaukurs“, sondern „was macht die Person damit“. Ein paar Anhaltspunkte für die Einordnung:

• Wer Tabellen liest, sortiert und einfache Summen zieht, startet mit Excel Grundlagen.
• Wer regelmäßig mit SVERWEIS, WENN und Pivot-Tabellen hantieren soll, gehört in einen Aufbaukurs.
• Wer große Datenmengen aus mehreren Quellen zusammenführt, ist schon ein Fall für die Power-User-Ebene.

Für Anwender gilt fast immer: lieber die passende Stufe treffen als eine Stufe zu hoch einsteigen. Ein zu anspruchsvoller Kurs frustriert und bleibt nicht hängen.

Für Power User: Excel-Vertiefung und Power BI

Power User sind die Leute, die im Fachbereich sitzen und trotzdem halb wie Analysten arbeiten. Controlling, Vertriebssteuerung, Einkauf, Projektbüro. Sie kennen ihre Zahlen, aber sie stoßen an Grenzen, wenn Excel-Dateien zu groß, zu langsam oder zu unübersichtlich werden. Für diese Rolle beginnt die spannende Schulungsschiene.

Der erste Schritt ist die Excel-Vertiefung jenseits der Standardformeln. Power Query holt Daten automatisiert aus Dateien, Ordnern oder Datenbanken und bereitet sie auf, ohne dass man jeden Monat neu kopiert. Das Datenmodell und Power Pivot verknüpfen mehrere Tabellen sauber miteinander. Wer diese Werkzeuge beherrscht, ersetzt fragile Riesen-Tabellen durch nachvollziehbare, wiederholbare Auswertungen.

Der nächste logische Schritt ist Power BI. Wenn du eine Power BI Schulung in München erwägst, geht es genau darum, aus Rohdaten interaktive Berichte und Dashboards zu bauen, die das ganze Team nutzen kann. Power BI ist eng mit Excel verwandt, denn Power Query und das Datenmodell funktionieren dort nach denselben Prinzipien. Deshalb ist die Reihenfolge sinnvoll: erst Excel-Vertiefung, dann Power BI. Wer die Datenaufbereitung schon aus Excel kennt, kommt in Power BI deutlich schneller voran.

Ab hier wird es oft technischer, als es im Fachbereich zunächst klingt. Wer Daten aus einer echten Datenbank zieht, profitiert davon, die Grundlagen von Abfragen zu kennen. Ein Blick in unseren Ratgeber SQL und Datenbanken lernen hilft, wenn deine Auswertungen an der Datenquelle statt in Excel entstehen.

Für Admins: M365-Administration

Die Plattformseite von Microsoft 365 ist eine eigene Disziplin. Wer Benutzer anlegt, Lizenzen zuweist, Postfächer verwaltet, Teams-Richtlinien setzt oder Sicherheitsvorgaben umsetzt, arbeitet im Admin Center und in Entra ID, nicht in Word. Diese Aufgaben landen meist bei der internen IT oder bei einem IT-Dienstleister, und sie brauchen eine ganz andere Schulung als die Anwenderkurse.

Inhaltlich geht es um Identitäten und Zugriff, um Mehrfaktor-Authentifizierung, um Lizenz- und Gerätemanagement, um Exchange Online sowie um Compliance- und Sicherheitseinstellungen. Microsoft bündelt dieses Wissen in eigenen Zertifizierungspfaden, etwa zum Microsoft 365 Administrator. Einen Überblick über die aktuellen Rollen und Prüfungen liefert die offizielle Zertifizierungsübersicht auf Microsoft Learn. Wichtig ist: Für diese Rolle ist Grundwissen über Cloud-Identitäten und Netzwerke keine Kür, sondern Voraussetzung.

Weil M365-Administration stark mit der Azure-Welt verzahnt ist, lohnt sich der Blick über den Tellerrand. Unser Ratgeber Cloud-Zertifizierung: Azure oder AWS ordnet ein, wo M365-Wissen aufhört und die breitere Cloud-Kompetenz beginnt.

Welcher Kurs für welche Rolle

Die schnelle Zuordnung fällt leichter, wenn du von der Tätigkeit ausgehst statt vom Kurstitel:

• Sachbearbeitung, Assistenz, Projektarbeit: Grundlagen in Word, Outlook, Teams und ein Excel-Grundkurs.
• Vielschreiber und Vertrieb: Word-Aufbau, Outlook-Effizienz, Teams für Zusammenarbeit.
• Controlling, Analyse, Reporting: Excel-Aufbau mit Pivot, danach Power Query und Power BI.
• Fachbereich mit eigenen Auswertungen: Excel-Vertiefung, Power BI, bei Bedarf SQL-Grundlagen.
• IT und Systembetreuung: M365-Administration, Entra ID, Security, Richtlinien.

Diese Liste ist kein starres Gesetz, aber sie verhindert den häufigsten Fehler, nämlich alle in denselben „Office-Kurs“ zu stecken. Eine ehrliche Einschätzung der Rolle ist mehr wert als jeder Kurskatalog.

Einstieg und Reihenfolge

Wenn du für ein ganzes Team planst, hilft eine einfache Reihenfolge. Kläre zuerst pro Person die Rolle und den ehrlichen Ist-Stand, gern mit einer kurzen Selbsteinschätzung. Setze dann die Grundlagen, bevor du in die Vertiefung gehst, denn eine solide Excel-Basis trägt später Power Query und Power BI. Trenne konsequent Anwender von Admins, weil beide Gruppen im selben Kurs nichts gewinnen. Und plane die Vertiefungen als Kette, nicht als Einzelevent, weil Power BI auf Excel aufbaut und M365-Administration auf Cloud-Grundwissen.

Für Firmen in München und Bayern ist außerdem die Frage relevant, ob ein offenes Seminar oder eine Inhouse-Schulung besser passt. Bei sehr gemischten Vorkenntnissen lohnt oft ein maßgeschneiderter Firmenkurs, der genau eure Datei- und Berichtsstruktur nutzt. Bei klar abgegrenzten Themen reicht ein offener Termin.

Welche Microsoft-365- und Office-Kurse in München konkret angeboten werden, vom Excel-Grundkurs über Power BI bis zur M365-Administration, mit aktuellen Terminen und Einstufungshilfe, findest du bei cmt.de. Der Anbieter schult seit vielen Jahren IT- und Office-Themen in München und kann bei der Zuordnung helfen, wenn du unsicher bist, welche Stufe zu welcher Rolle passt. So landet am Ende jede Person im richtigen Kurs, und die Schulung zahlt sich im Arbeitsalltag aus.