Microsoft 365: Rechtskonformes Daten-Management

Rechtskonformes Datenmanagement in Microsoft 365 bedeutet, dass Unternehmen E-Mails, Dateien und Teams-Nachrichten an geeigneten Speicherorten ablegen, gesetzliche sowie interne Aufbewahrungsfristen anwenden, Löschanforderungen dokumentiert behandeln und die Wiederauffindbarkeit während der gesamten Frist sichern; die konkrete Umsetzung hängt von Organisationsregeln und zentral konfigurierten Aufbewahrungsfunktionen ab.

Aufbewahrungspflichtig sind E-Mails und Teams-Nachrichten, wenn ihr Inhalt als Handels- oder Geschäftsbrief, Buchungsbeleg oder andere relevante Geschäftsunterlage dient. Eine reine Transport-E-Mail ohne zusätzliche relevante Informationen muss nicht neben dem aufbewahrungspflichtigen Anhang gespeichert werden; für Teams-Nachrichten gelten außerdem die zentralen Aufbewahrungsrichtlinien der Organisation.

Für Geschäftsdokumente gilt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist. § 257 HGB nennt je nach Unterlagenart sechs, acht oder zehn Jahre: Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre und Handelsbücher sowie Jahresabschlüsse zehn Jahre aufzubewahren. Branchenregeln und laufende Verfahren können weitere Anforderungen auslösen.

OneDrive ist ein persönlicher Arbeitsbereich und nicht automatisch ein revisionssicheres Archiv. Aufbewahrungsanforderungen benötigen passende Richtlinien, Berechtigungen und organisatorische Regeln; gemeinsam verantwortete Dokumente gehören in der Regel in SharePoint oder in die zu einem Team gehörende Dokumentbibliothek.

Nein, die Schulung ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Du erhältst organisatorische und technische Orientierung für typische Ablage-, Aufbewahrungs- und Löschentscheidungen in Microsoft 365; konkrete Rechtsfragen und branchenspezifische Sonderfälle müssen fachjuristisch geprüft werden.

Grundkenntnisse in Outlook, Teams, OneDrive oder SharePoint reichen für den Einstieg aus. Die Schulung richtet sich an Office-Fachkräfte, Fachabteilungen, Projektteams und Teamleitungen, die geschäftliche Informationen ablegen oder gemeinsame Ablageregeln verantworten. Juristische Vorkenntnisse sind nicht nötig.

Eine Inhouse-Durchführung mit euren Ablageregeln und eurer Microsoft 365 Umgebung wird auf Anfrage geprüft. Nenne cmt die eingesetzten Anwendungen, internen Richtlinien und typischen Aufbewahrungsfälle, damit das passende Durchführungsformat abgestimmt werden kann.

Konditionen für mehrere Teilnehmer hängen vom Termin und vom vereinbarten Durchführungsformat ab. cmt erstellt auf Anfrage ein Angebot für euer Team.